Văn phòng đại diện là một trong những hình thức phổ biến mà doanh nghiệp lựa chọn nhằm phục vụ nhu cầu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Văn phòng đại diện dù không thực hiện chức năng kinh doanh, tìm kiếm lợi nhuận nhưng là phương tiện thuận lợi để quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng. Chính vì vậy mà ngày nay nhiều doanh nghiệp mong muốn hoạt động văn phòng đại diện. Để nắm được hồ sơ cần chuẩn bị và trình tự, thủ tục đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, Công ty Luật Quốc tế DSP kính mời bạn đọc theo dõi bài viết dưới đây.
MỤC LỤC NỘI DUNG BÀI VIẾT:
1. Văn phòng đại diện là gì?
1.1. Khái niệm văn phòng đại diện
Theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó”.
1.2. Đặc điểm của văn phòng đại diện
Thứ nhất, văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân. Theo đó, một tổ chức được công nhận là pháp nhân khi có thể nhân danh mình tham gia quan hệ pháp luật một cách độc lập. Tuy nhiên, văn phòng đại diện chỉ là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, không thể tham gia các quan hệ pháp luật độc lập được nên văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân.
Thứ hai, văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Theo đó, chức năng chính của văn phòng đại diện là thực hiện việc nghiên cứu, cung cấp thông tin hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận thị trường, quảng bá rộng rãi thương hiệu của doanh nghiệp đến những địa điểm nằm ngoài trụ sở doanh nghiệp.
Thứ ba, văn phòng đại diện vẫn có Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động riêng và con dấu riêng để phục vụ các hoạt động trong nội bộ của văn phòng đại diện. Dù không có tư cách pháp nhân, không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp nhưng văn phòng đại diện vẫn có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó nên cần thiết văn phòng đại diện phải có Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động riêng và con dấu riêng để có thể thực hiện nhiệm vụ của mình.
2. Hồ sơ, thủ tục đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
2.1. Hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
Theo quy định tại Điều 31 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP thì hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện bao gồm:
Trường hợp đăng ký hoạt động văn phòng đại diện đối với doanh nghiệp tư nhân, Công ty hợp danh, Công ty cổ phần, Công ty TNHH (theo Điều 21, Điều 22, Điều 23 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP ):
– Thông báo hoạt động văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký (Bản chính).
– Nghị quyết, Quyết định, Biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với Công ty hợp danh, Công ty TNHH hai thành viên trở lên, của Hội đồng quản trị đối với Công ty Cổ phần; Nghị quyết, Quyết định của chủ sở hữu Công ty TNHH một thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện (Bản sao).
– Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện (Bản sao).
Trường hợp đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của tổ chức tín dụng, tổ chức tín dụng nước ngoài, tổ chức nước ngoài khác có hoạt động ngân hang (theo Điều 29 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP ):
– Thông báo hoạt động văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký (Bản chính).
– Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện (Bản sao).
– Giấy phép hoặc văn bản chấp thuận do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cấp (Bản sao).
Trường hợp đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của công ty chứng khoán, công ty quản lý quỹ đầu tư chứng khoán (theo Điều 30 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP ):
– Thông báo hoạt động văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký (Bản chính).
– Nghị quyết, Quyết định, Biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên, của Hội đồng quản trị đối với Công ty Cổ phần; Nghị quyết, Quyết định của chủ sở hữu Công ty TNHH một thành viên (Bản sao) về việc hoạt động văn phòng đại diện.
– Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện (Bản sao).
– Giấy phép thành lập và hoạt động hoặc Văn bản chấp thuận của Ủy ban chứng khoán nhà nước (Bản sao).
Trường hợp đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp xã hội (theo Điều 28 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP):
– Thông báo hoạt động văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký (Bản chính).
– Nghị quyết, Quyết định, Biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với Công ty hợp danh, Công ty TNHH hai thành viên trở lên, của Hôi đồng quản trị đối với Công ty Cổ phần; Nghị quyết, Quyết định của chủ sở hữu Công ty TNHH một thành viên về việc hoạt động văn phòng đại diện (Bản sao).
– Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện (Bản sao).
– Cam kết thực hiện mục tiêu xã hội, môi trường quy định tại khoản 1 Điều 28 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp (Bản chính).
* Lưu ý:
– Giấy tờ pháp lý của cá nhân theo quy định tại Điều 11 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp bao gồm:
– Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.
– Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
Trường hợp ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động văn phòng đại diện thì kèm theo hồ sơ đăng ký cần phải có:
– Văn bản ủy quyền cho cá nhân (không bắt buộc phải công chứng, chứng thực) (Bản chính).
– Giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền (Bản sao).
Trường hợp ủy quyền cho tổ chức hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải là bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động văn phòng đại diện thì kèm theo hồ sơ đăng ký cần phải có:
– Hợp đồng cung cấp dịch vụ với tổ chức làm dịch vụ thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (Bản sao).
– Giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp (Bản chính).
– Giấy tờ pháp lý của cá nhân người được giới thiệu (Bản sao).
Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, nhân viên bưu chính phải nộp bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phát hành có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
2.2. Trình tự, thủ tục đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
Trình tự, thủ tục đăng ký hoạt động văn phòng đại diện được quy định tại Điều 45 Luật Doanh nghiệp năm 2020, cụ thể như sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ
Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và gửi hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện (cụ thể là Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư).
Bước 2: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.
Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.
Lưu ý: Trường hợp xuất hiện những nội dung cần thay đổi thì doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
– Trường hợp đăng ký qua mạng điện tử sử dụng chữ ký số công cộng theo quy định tại Điều 44 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP
Người nộp hồ sơ kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký xác thực hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện qua mạng thông tin điện tử và thanh toán phí, lệ phí đăng ký hoạt động văn phòng đại diện theo quy trình trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn).
Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện qua mạng thông tin điện tử.
Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện cấp đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện cấp đăng ký hoạt động văn phòng đại diện và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện cấp đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
– Trường hợp đăng ký qua mạng điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh theo quy định tại Điều 45 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP
Người nộp hồ sơ sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để kê khai thông tin, tải văn bản điện tử và ký xác thực hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện qua mạng thông tin điện tử và thanh toán phí, lệ phí đăng ký hoạt động văn phòng đại diện theo quy trình trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn) .
Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động văn phòng đại diện qua mạng thông tin điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh, văn bản ủy quyền phải có thông tin liên hệ của người ủy quyền để xác thực việc nộp hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện qua mạng thông tin điện tử.
Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký, người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện qua mạng thông tin điện tử.
Phòng Đăng ký kinh doanh cấp đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp trong trường hợp hồ sơ đủ điều kiện và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
2.3. Một số lưu ý trong quá trình thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
Hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện được tiếp nhận để nhập thông tin vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp khi có đủ các điều kiện sau:
– Có đủ giấy tờ theo quy định.
– Tên của văn phòng đại diện được đặt theo đúng quy định tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp năm 2020.
– Có địa chỉ liên lạc của người nộp hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
– Đã nộp đủ lệ phí đăng ký hoạt động văn phòng đại diện theo quy định.
Hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện qua mạng điện tử được chấp thuận khi có đầy đủ các yêu cầu sau:
– Có đầy đủ các giấy tờ và nội dung các giấy tờ đó được kê khai đầy đủ theo quy định như hồ sơ bằng bản giấy và được thể hiện dưới dạng văn bản điện từ. Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bằng bản giấy. Người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp hoặc cá nhân khác ký tên trong hồ sơ có thể sử dụng chữ ký số để ký trực tiếp trên văn bản điện tử hoặc ký trực tiếp trên văn bản giấy và quét (scan) văn bản giấy theo các định dạng quy định tại khoản 2 Điều 43 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
– Các thông tin đăng ký hoạt động văn phòng đại diện được kê khai trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp phải đầy đủ và chính xác theo các thông tin trong hồ sơ bằng bản giấy, có bao gồm thông tin về số điện thoại, thư điện tử của người nộp hồ sơ.
– Hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện qua mạng thông tin điện tử phải được xác thực bằng chữ ký số hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh của người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp hoặc người được người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký hoạt động văn phòng đại diện ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp
– Doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong giấy thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, nghị quyết, quyết định, biên bản họp trong hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Việc đóng dấu đối với các tài liệu khác trong hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan.
3. Căn cứ pháp lý
– Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
Tóm lại, tương ứng với từng loại hình doanh nghiệp, từng lĩnh vực hoạt động kinh doanh khác nhau mà hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị để đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cũng khác nhau. Đồng thời hiện nay với sự phát triển về công nghệ số mà doanh nghiệp có thể lựa chọn đa dạng các hình thức nộp hồ sơ, đối với mỗi hình thức doanh nghiệp cần phải đảm bảo những yêu cầu nhất định. Chính vì vậy mà việc nắm rõ về hồ sơ cần chuẩn bị và trình tự, thủ tục đăng ký hoạt động văn phòng đại diện là điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp có thể thực hiện việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện nhanh chóng và chính xác, tiết kiệm thời gian, công sức.
Thông qua bài viết trên đây, Công ty Luật Quốc tế DSP đã cung cấp cho bạn đọc những thông tin cơ bản liên quan đến hồ sơ, thủ tục đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Mọi vướng mắc bạn đọc vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn qua Hotline: 089 661 6767 / 089 661 7728 hoặc gửi qua Email: info@dsplawfirm.vn để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ tốt nhất từ Công ty Luật Quốc tế DSP.
